求医问药
qywy.com

专业药品进销存财管理软件——《宝芝林》

    本系统以库存为中心，以单据为基础，以独立于商业企业的单据作为纽带，代替业务中无形的商品轨迹、将整个进销存业务统一为一个有机整体。并严格按照《医药商品质量管理规范》（GSP）的认证要求，结合医药行业管理的特点，按药品的批号来处理进货、销售和库存。独具匠心的查询统计，灵活多变的系统设置是系统一大特色。本系统多次被中国软件行业协会评为“优秀软件”，在第八届中国软件交流会上还获得“创新软件产品”奖。

医药行业管理特点：

1. 医药行业商品种类繁多，一般可分为四大类：药品、医疗器械、化学制剂和玻璃仪器，每一大类以有若干小类。如果用手工来管理这四类几万种商品则相当困难，因为一方面商品编码无规律，另一方面要想从几万种商品中查找某一种商品所费的时间和精力太大，不利于提高工作效率，直接影响到企业的效率。
2. 对批次号和有效期的要求高，药品和化学剂作为一种特殊的商品，时效性强，因此对批次号和有效期的要求。手工操作使管理者很难及时了解那一批次号的商品是否超过有效期，很容易给企业带来许多不必要的损失。
3. 业务量大，由于药品种类繁多，客户量大，致使开票业务手工劳动效率低下，财务及管理部门所需的各种财务数据及财务分析报表无法及时得到。

从以上情况来看，用计算机来替代手工管理已势在必行。

    星城公司及近百家代理商在推广“星城商管家”过程中，接触了大量的医药系统用户，针对医药行业管理特点开发出《宝芝林》软件，为医药经营企业提供了很好的解决方案。

主要功能:

    系统分为连锁店管理，配送中心管理，业务管理、库存管理和财务管理几大模块。并专门为药品零售设计了POS系统。业务方面包括订单、采购与销售管理；库存管理包括入出库管理、调拨管理、安全库存、盘点处理、配送中心和各连锁店库存管理；财务管理包括应收应付、费用管理、客户信用额度管理、成本分析、利润查询等。针对连锁店各分店分布地域广的特点，系统内置了远程数据发送和接收功能，各分店成本利润单独核算功能。

软件特点：

◇药品批号处理 同一药品可按批号先后次序，选择先进货的先销售，避免药品过期造成损失。可即刻查询该药品每一批号的库存情况和每批号进货、退货情况。

◇药品产地 同一药品可按产地不同进行查询统计。

◇保质期提醒 客户可为药品设定保质期提前提醒日期，当某种药品的保质提醒期已到时，系统会提醒客户。并可查询统计出保质期快到或已过保质期的药品。

◇国家批价 建立档案后可为用户提供药品的国家批价。并可选择处理国批折扣。

◇药品助记码 每一种药品定义一个助记码，录单、查询时只要输入助记码就可调节调出相关药品，不懂电脑的人也可方便地查询。

◇模糊查询 单据录入、数据查询时，可输入药品名称的汉字，系统会调出所有相关的药品供选择。

◇独特的二维报表 系统提供一个二维表生成器，用户只要选择二维表的横、纵坐标，并给出查询统计条件，就可得到相应的数据。对服装行业分色分码统计十分重要。

◇系统设置灵活多变 系统有近百个参数选项供用户对系统进行调整。可选择是否处理增值税，是否处理折扣，是否处理外币，是否处理多仓，是否处理多个计量单位等，还可选择成本核算方式，售价控制方式，库存报警方式，界面显示方式等。设置后的系统具有更强的针对性，犹如度身订做。随着企业的变化，可随时调整参数，以适应企业发展，大大节省了软件的维护升级费用。

◇开发工具 可自定义数据结构以满足企业日益增长的需求。可增加或减少单据表头、表体的数据项，可定义数据宽度和小数位数，可定义新增字段的计算公式等，系统还提供接口，允许挂接用户自编的程序。

◇界面调整 支持热键调整界面，可选择显示项目，调整显示顺序。

◇强大的报表设计工具 可利用此工具设计各式打印报表，并可实现单据套打功能。

◇匠心独具的查询统计 在综合查询模块，可查询系统所有数据。查询方式极其简单，表头选择查询条件，一次可选多重条件，表体显示查询结果。只要改变查询条件，查询结果立即刷新，而不需要返回到上一层菜单重新开始。用户还可自定义查询统计格式，可设置查询条件、统计依据、统计对象、显示字段等并可保存。

◇严格的权限控制 系统加强了数据安全管理，加强了对操作员权限控制，增加了系统访问记录。除了对操作员进行一般的功能控制外，系统还对单价的修改，进价的查看，单据打印，数据的增删，折扣处理等进行了权限控制。

◇业务帐管理 一般的商务软件只是根据实际进销数据，计算出实物库存。本系统引进了业务帐管理概念，根据企业的采购订单和销售订单的交期、数量、金额，系统可推算出任意时间的库存量和资金备用量。

◇分时段促销 预先输入药品的促销期限和促销价，在此期间，系统会自动按促销价销售，促销期结束，系统自动按原销售价销售。

◇信用额度 可设定每个客户的信用额度和报警比例，当客户赊帐额达到报警比例时，系统会报警提示，当赊帐额到达信用额度值时，系统会终止该客户交易。

◇报价记忆 自动记录上一次与某供应商或客户的交易单价，当再一次与该供应商或客户交易时，会自动调出该价格，大大方便了采购询价和对客户报价工作。

◇数据分析 支持对用户指定的某一时间段数据进行分析。可分析货品的进销存情况，同药品不同进销价比较，供应商进货分析，客户销货分析，部门业绩及利润统计，业务员业绩排行榜，应收应付帐龄分析，库存资金占用分析，货品畅销、滞销排行榜等等。企业管理者可全面掌握企业的经营状况。

◇应收应付灵活结算 结算方式多种多样，可按单结，也可按明细挑选数据结；可结当期，也可结上期；支持预付款后发货结算等。支付方式齐全，可现金支付、支票支付、汇票支付等，可自定义支付方式。

◇盘点管理 系统支持随时盘点库存，系统会生成盘盈盘亏表并自动调整库存。

◇货品分类 分类的类别、级数不限。可对货品进行分类管理，可按货品的大类、小类进行各种统计。

◇多仓库管理 仓库数量不限，库间可调拨，可等价也可差价调拨。库存核算，可合并也可分地点单独核算。

◇成本核算多样 系统提供加权平均法、先进先出法、后进先出法等核算方法。

◇分级报价 可根据不同的客户设定不同的销售报价级别。

◇安全库存控制 可设定货品最小最大库存量，以免药品断货或积压。

◇连锁店管理 系统支持远程工作站管理，通过PSTN、ISDN或DDN专线等，可实现远程联网交换数据。各连锁店每天定时拨号上网，通过《宝芝林》系统内置的数据发送和接收功能，把本店的发生数传送到总部，总部把调拨单发给各分店，然后总部对各分店的数据进行统计查询，总部就可及时掌握各分店的经营情况。

◇POS收银 系统支持各类POS机收银，支持各类条码器、钱箱、顾客显示屏、票据打印机等外设。能分收银台统计收银情况，有交班汇总统计功能。可实现会员打折、分时段促销、条码秤称重、特种药品变价等功能。

 

《宝芝林》各功能模块详细介绍：

1. 业务流程：
2. 系统功能设计及实现方案： 系统根据公司的实际业务、管理情况，基本按照资料信息管理、销售管理、进货管理、库存管理、财务管理五大子系统功能来划分，另附加综合分析及系统管理。
3. 资料信息管理 主要管理用户经营的商品及价目表、公司的顾客及供应商、各部门各仓库及职员等信息。每项管理中都包括信息的录入、修改、查看及万能查询。在信息管理中的数据可在其他子系统中调用，亦可增加。另还可设附加代码、二段代码等。 该系统包括：①药品代码资料；②供应商代码资料；③顾客代码资料；④部门代码资料；⑤仓库代码资料；⑥职员代码资料；⑦费用代码资料；⑧帐本代码资料。所有资料均可实现输入、修改、查询功能的操作。 1)关于药品代码设计及分类方法 药品采用树状式编码的方法，按照条理、清晰、精炼、可维护性等原则进行设计，能够从代码中查看出药品的的所属明细分类情况(规则自拟)。
4. 销售管理 主要是对商品销售情况的系统管理，包括销售单、销售订单的录入、修改、查询、销售单审核出库、统计汇总等。录入的销售单经审核后，将自动生成出库单且库存相应减少，这可在库存中查看到。销售日报表、销售月报表、职员业绩表、客户对帐单都有可由此模块生成。 1)可根据公司的实际情况，把销售单据类型定为：零售销售单据、零售销退单据、批发销售单据、批发销退单据四种销售单据。区别零售与批发的目的是，一可分别知道零售与批发的销售业绩，二则可对直接客户(最终用户)的销售使用情况分类统计分析数据做更加准确。 2)销售开票由用户选择那种批次号的商品进行销售，以保证商品在保质期内销售出去； 3）销售开票时不直接修改库存，须由库房进行单据审核后才改变库存； 4）销售退回：可完成销售退回单的录入、修改、查询、打印等功能； 5）在销售开票时可直接进行收款结算，如果客户尚末付款，系统将自动由销售单生成应收信息和对帐单。 6）用户通过万能查询得到各种报表，按单号分类、单据类型分类、顾客资料分类、部门分类、仓库分类、经手人分类、药品分类、结算单号分类几种。如任一时间段销售情况报表、业务员的销售表等等。 7）客户可以随时查询应收明细并可跟踪处理应收信息和对帐及资金回笼情况。 8）无论审核与否的销售单据均可进行修改维护操作。 9）按单号、日期、部门、顾客、经手人、单据类型及全部方式进行销售单据的查看。 10)销售订单合同管理 a.辅助公司明确经营计划，以准备货源。 b.订单执行直接转销售单，以方便操作。 c.有效追踪订单合同的执行情况。 d.当前会计期间下的订单为准，核算销售人员的业绩，为销售人员工资核算提供基础数据。 11)应收管理 a.建立与客户的明细往来帐目，了解销售单据的金额收入状况及应收未收的销售单据的金额情况。 b.区分不同结算方式的销售金额收入情况。结算方式：①现金结算；②支票结算；③信用卡结算；④储值卡结算；⑤赠送等结算方式。 c.应收单据录入操作可直接选中客户代码后，系统列出所有该客户的应收未收的销售单据，由用户选择执行，同时亦可执行其中一张单据中的一部分进行结算。 d.对已进行执行的销售结算单据进行修改维护操作。 e.进行销售结算单据数据的查询、分类统计操作。
5. 进货管理 进货管理主要是保证进货渠道的顺畅，有效地控制药品质量、成本价格等，其为公司的良好运作起着重要的作用。该子系统主要包括进货单据管理、进货订单合同管理及应付管理等。是对商品采购进货的管理，包括进货单的录入、修改、查询、打印、进货单审核入库、统计汇总等。录入的进货单经审核后，将自动生成入库单且库存自动增加。 1)系统可通过进货单的处理自动生成针对某一供应商的累计进货额、累计结款额、应付总金额等。 2）针对医药行业的特点，录入商品的批次号和生产日期、失效日期。 3）提供一些因质量等其它原因需要退货情况的处理，包括录入、修改、查询、打印功能 4）进货开票不直接增加库存，须经库房审核后库存才增加。 5）无论审核与否的进货单据均可进行修改维护操作。 6）可按单号、日期、部门、供商、经手人、单据类型及全部方式进行进货单据的查看。 7）分类统计方式：按单号分类、单据类型分类、供商资料分类、部门分类、仓库分类、经手人分类、药品分类、结算单号分类几种。 2)进货订单合同的管理 a.保证货源的及时供应，制订详细的进货计划。 b.有效追踪进货订单合同的执行情况。 c.订单执行直接转进货单，方便操作。 3)应付管理 a.建立与供商的明细往来帐目，了解进货单据的金额用作情况及应付未付的进货单据的金额情况。 b.区分不同结算方式的进货金额开支情况。结算方式：①现金结算；②支票结算；③赠送等结算方式。 c.应付单据录入操作可直接选中供商代码后，系统列出所有与该供商的应付未付的进货单据，由用户选择执行，同时亦可执行其中一张单据中的一部分进行结算。 d.对已进行执行的进货结算单据进行修改维护操作。 e.进行进货结算单据数据的查询、分类统计操作。
6. 库存管理 库存管理是公司运作的中心环节，其在降低公司经营成本中起着最重要的作用。库存管理主要包括入库管理、出库管理、调拔管理、库存查询统计、库存核算、库存盘点、库存限量管理等几部分。 a.入库单的产生：入库单可通过入库单录入、进货单据转变入库单、调拨单转变入库单三种方式产生。不论何种方式，入库单一经确认，即会增加相应仓库的药品数量。 b.可进行出库单的修改维护操作。 c.各种方式的入库单据查询，入库数据查询，入库数据统计操作。 出库 a.出库单的产生：出库单可通过出库单录入、销售单据转变出库单、调拨单转变出库单三种方式产生。不论何种方式，出库单一经确认，即会减少相应仓库的药品数量。 b.可进行出库单的修改维护操作。 c.各种方式的入库单据查询，入库数据查询，入库数据统计操作。 调拨 a.在公司由总仓发货到各部门，即可通过调拨单来实现，在各部门之间亦可进行平级调拨。 b.可进行调拨单的修改维护操作。 c.调拨单转出、入库单。经确认的调拨单可进行通过该步操作直接转为各仓的出库单或入库单，各仓相应库存发生改变。 d.各种方式的调拨单据查询，调拨数据查询，调拨数据统计操作。 库存核算 库存核算是根据“上期库存结余+入库数据-出库数据”核算出库存，核算方式采用“加权平均” 、“先进先出”、 “后进先出”方式。 库存的汇总数据是动态核算出来的。所谓动态核算是指每当录入完一张入出库单据，即已经更新了库存。 进行库存核算操作，以产生库存明细帐，同时亦核算库存汇总帐。 库存盘点 将各仓库实际盘点药品数量进行录入后，执行库存盘点对比，可以查询所有库存差异情况，亦可定义相应统计报表，如盘盈药品明细报表(汇总表)，盘亏药品统计报表或其它分析报表。 库存限量 定义各药品各仓的最大数量和最小数量，迅速查询出短缺药品情况和积压药品情况。 库存的查询、统计。所有库存数据的快速查询、各种分类方式的统计分析。 进销存明细业务流水帐。任意日期、期间流水帐的生成。 10)另关于药品损耗及损耗再利用的处理方法： 药品的损耗，可直接通过损耗单进行出库决解。 b.对于损耗再利用的情况处理，可通过调拨单将药品转入一个虚拟的损耗仓，以后要用即可从该仓出仓。
7. 财务管理 财务管理采用标准商贸财务系统，主要模块包括财务管理、费用管理、资产管理。 集成帐务模块是整个会计核算流程中的基础工作，包括凭证维护、凭证汇总、凭证查询、凭证过帐、自动转帐、银行对帐、帐簿输出及月末结转的一系列子模块。 （一）凭证维护子模块 会计凭证处理是整个会计核算系统的基础，会计凭证的正确性影响到整个会计信息系统的正确性。凭证维护提供了凭证录入、凭证修改、凭证审核等功能，保证了帐务录入数据的正确性可靠性。 （二）凭证查询子模块 凭证查询提供了丰富的凭证查询处理功能，可快速对凭证进行查询。查询的内容包括：按要求查询已输入机内的记帐凭证，包括未审核的、已审核的和已登帐的所有会计凭证。 （三）凭证汇总子模块 凭证汇总提供了对机内所有类型凭证进行汇总的功能，可按不同的会计期间、凭证范围、日期及科目级别进行汇总，提供所需要的会计信息。 （四）凭证过帐子模块 将系统已录入的记帐凭证根据其会计科目登记到相关的总帐、明细帐簿中。 （五）帐簿输出子模块 可查询输出过帐后登记的各类帐簿。包括总分类帐、明细分类帐、费用帐、日记帐、核算项目分类总帐、数量金额总帐及明细帐的查询输出。 （七）期末结帐子模块 结帐可以进行月结和年结，结算出各科目的累计发生额和余额。当录完本期所有的会计数据输出报表后准确无误后，即可进行结帐；把本期期末余额数作为下期期初数，为下一个核算期的帐务处理做好准备，使会计数据得以延续。
8. 综合分析 综合分析模块为经营决策者提供各种数据的分析：客户数据分析、利润分析、资金分析、对比分析、预测分析等。对这些分析可统计可查询，并可产生经营综合报表、进销存财一览表、库存情况表、各种商品销售排行榜、利润明细表、出纳总帐、药品流通速度分析表、最佳库存理论分析表等。
9. 系统管理 操作员及其权限管理。系统提供操作员维护操作及其权限设定，以保证系统安全。 数据的备份处理。制作数据备份，以防系统意外故障之用或系统升级数据保存之用。
10. GSP管理 系统提供商品质量查询登记表、药品质量登记档案、商品经营审批表、健康检查汇总表、不合格商品报损审批表、商品养护档案表、商品停售通知单、医疗器械质量验收记录、化学试剂质量验收记录、玻璃仪器质量验收记录、库房温湿度记录表、库外温湿度记录表、养护设备使用记录等各种GSP管理的相关报表几十种。 医药行业不同管理模式的网络方案 1、销售门市、库房及总部在一处可采用局域网，进行进、销、存、财一体化管理。 当台缺货时，可通过网络到后台库房查询，如果库房仍未有货，则此单可以避免，提高了效率。 2、销售门市、库房及总部不在一处可采用远程管理。销售门市每天的零售单据通过电话拔号把数据传输到库房和总部，库房对接收的单据进行审核，则自动削减库房商品的数量、金额。总部也及时了解的有部门的业务情况，甚至每个业务员的业绩 ，某种产品的滞销状况等等。 3、连锁店的形式，此种方式同样可以采用远程管理。把所有的门市，库房和总部进行联网，各个分店的数据通过电话线把数据传回库房服务器，库房自动削减，总部则可以了解所有门市的经营情况。

如下是我们开发推广应用的广东地区部分网络系统和一些典型客户：

    公司的主要客户为白云区各大医院，同时公司也做全国各地的批发业务。由于公司面对的药商和药品太多，该中心药库要能迅速查询每一种药品在不同药商，不同的厂家的不同报价，每一种药品从采购到进库到销售给客户的流向都要能清晰跟踪记录。为了避免药品断货，每一种药品都设有安全库存三级报警（分三个数量线报警）功能。对库存的管理要求非常严格，要向市医药发展公司呈报许多报表。中心专门有一台电脑给业务员查看业绩，有一台电脑给各药商查单用，由于这些人的电脑水平不高，系统就提供了助记码查询功能，汉字输入查询统计，他们可随意查询自己的数据。

    广东康怡药业有限公司 《宝芝林》软件之所以能击败众多对手，而被康怡药业选中，是因为《宝芝林》具有很强的开放性和进销存财一体化。该公司的管理者对计算机软件有一定的了解，通过对各软件进行了长时间的研究后，发现《宝芝林》的开放性很大，可以自定义数据结构，自定义统计查询，自定义打印报表，可自定义系统参数，通过自己动手调整，系统就像是度身订做的。康怡药业卫总经理说，用了你们《宝芝林》软件，才知道什么叫真正的医药行业软件，《宝芝林》软件真的能解决很多问题！

    肇庆市民康大药房有限公司网络系统 肇庆市民康大药房有限公司是肇庆市一家典型大型医药批发和零售连锁店，在肇庆市、鼎湖地区一共开了九家连锁店，配送中心在肇庆市人民中路，该公司管理者于二零零零年元月委托星城公司为其建立企业内部网，管理软件选用星城公司的医药行业软件《宝芝林》，整个网络系统总投资二十万元。 在此网络建设中，我们为民康大药房进行网络系统规划建设，从网络布线、设备购置到系统安装测试，人员培训到系统成功安装及运行提供一揽子解决方案。 在民康总部建一个WINDOWS NT局域网，系统所有的数据都通过网络传输，网络络采用星型拓朴结构，按100M快速以太网的标准，进行综合布线。各连锁店工作站操作系统采用WIN98，通电话线和内置MODEM与总部交换数据。

《宝芝林》广东地区部分客户介绍